Guía práctica para implementar el mejor programa de onboarding
El término «onboarding» se refiere a los procesos mediante los cuales los nuevos empleados se integran en la organización. El programa incluye actividades que permiten a los nuevos empleados completar un proceso inicial de bienvenida y conocer la estructura, la cultura, la visión, la misión y los valores de la organización.
Los profesionales de RR. HH. de todo el mundo coinciden en que desarrollar y aplicar estrategias de adquisición de talento es vital para que las organizaciones se mantengan centradas en las mejores contrataciones. En consecuencia, los procesos de onboarding eficaces son imprescindibles para ayudar a los nuevos empleados a comprender y valorar las normas de la empresa.
Razones sencillas para centrarse en desarrollar los mejores programas de onboarding
Para los responsables de RR. HH., se trata de un ciclo continuo y encadenado: adquisición de talento, programas de onboarding, compromiso de los empleados, gestión del rendimiento, desarrollo profesional y estrategias de retención. Cada eslabón de la cadena tiene su propio valor y contribuye de forma significativa a reforzar el conjunto del ciclo.
Un estudio reciente de Gallup reveló que solo el 12 % de los empleados consideraba que su empresa hacía un buen trabajo con el programa de onboarding. La desafortunada consecuencia es una rotación significativa durante el primer año de empleo, un bajo compromiso de los empleados y bajos niveles de satisfacción entre los demás empleados de la empresa.
Los estudios también sugieren que solo el 29 % de los nuevos empleados se siente lo bastante motivado para ofrecer un rendimiento excelente en su nuevo puesto. Un programa de onboarding eficaz busca formar, implicar y retener a los empleados como miembros productivos de la organización.
La implementación de un programa de onboarding coherente aporta los siguientes beneficios:
- Atraer talento
- Implicar a los empleados
- Fomentar la confianza y la fiabilidad
- Conectar a los empleados
- Abrir canales de comunicación
- Mejorar las prácticas de salud y seguridad
- Reducir las tasas de rotación
- Impulsar el crecimiento del negocio
- Aumentar la rentabilidad de la empresa.
Cómo implementar el mejor programa de onboarding para las personas de tu organización
Un programa de onboarding para nuevos empleados es completo y, en algunas organizaciones, puede durar hasta 12 meses. Es importante señalar que el onboarding y la bienvenida son dos procesos distintos, que no deben confundirse. La bienvenida suele consistir en completar la documentación necesaria, mientras que el onboarding es un programa más completo en el que participan la dirección y otros empleados.
Estos son los pasos importantes para implementar el programa de onboarding perfecto:
Reclutamiento de nuevos empleados
El reclutamiento es el proceso de identificar y seleccionar al candidato ideal para cubrir un puesto vacante. El papel de RR. HH. es crear múltiples canales a través de los cuales se difundan las ofertas de empleo para cubrir las necesidades de personal. RR. HH. también debe garantizar que el proceso de selección respete los valores y la cultura de la empresa. Esto incluye contratar de acuerdo con las estrategias de diversidad e inclusión de la empresa.
Envío y aceptación de la oferta de empleo
El programa de onboarding de un nuevo empleado comienza en cuanto se envía la oferta de empleo y esta es aceptada. En esta etapa, RR. HH. debe enviar una oferta de empleo completa que detalle las condiciones del paquete retributivo, explicar el puesto y su descripción, comentar las expectativas de rendimiento, acordar una fecha de incorporación y facilitar el resto de la información necesaria sobre el puesto.
Desarrollar un proceso de preboarding
El preboarding es el periodo que transcurre entre el momento en que una persona acepta una oferta de empleo y su primer día en el nuevo puesto. Este proceso puede ser una excelente forma de que la empresa familiarice a los empleados con sus valores y su cultura, y los conecte con ellos. Esta etapa también puede servir como una forma informal y más cercana de dar la bienvenida a los empleados y conectarlos con otros compañeros. Mientras se tramitan todas las firmas de formularios obligatorios, la documentación y las autorizaciones de TI y de seguridad, los nuevos empleados pueden aprovechar la oportunidad para familiarizarse con los departamentos y compañeros pertinentes.
Crear una agenda para el primer día
El primer día: nuevo empleo, nuevo puesto, nuevas expectativas y nuevos compañeros. Para un nuevo empleado, toda la experiencia puede resultar un poco intimidante al principio. Los profesionales de RR. HH. tienen la tarea de garantizar que la experiencia del nuevo empleado sea lo más cordial y acogedora posible. Prepara una agenda con antelación que incluya la documentación, la presentación al equipo de RR. HH. y al personal del departamento, el envío de un email de bienvenida y el fomento de conversaciones distendidas entre compañeros con un café, cafés informales y pausas para el café regulares.
Preparar planes de mentoría y de formación
Un programa de onboarding de éxito incluirá la preparación de planes de mentoría y de formación para los nuevos empleados. Los sistemas de mentoría o los calendarios de formación pueden ser formales o informales. Un enfoque valioso consiste en programar sesiones semanales o quincenales de formación o de coaching para ayudar a los nuevos empleados a comprender los requisitos del puesto y crear oportunidades para que contribuyan con éxito.
Se considera que la mentoría contribuye a la transferencia de conocimiento, al aprendizaje organizacional y a la comunicación entre departamentos. Las investigaciones sugieren que la mentoría informal probablemente aporte beneficios a largo plazo a una organización. Los cafés entre compañeros y las pausas para el café también pueden utilizarse como herramientas vitales para transmitir información relevante y compartir experiencias laborales de una manera más distendida y cercana.
Se puede asignar un mentor al nuevo empleado durante un periodo más largo, según cómo se haya diseñado el plan de mentoría o de formación. En la mayoría de los casos, la relación entre el mentor y el nuevo empleado se desarrolla de forma positiva. El concepto de las pausas para el café y de los cafés entre compañeros ha supuesto un cambio positivo en la forma en que los empleados se mantienen conectados entre sí.
Garantizar revisiones y seguimientos periódicos
Hay que entender que el onboarding no es una acción puntual. Las revisiones y los seguimientos regulares son partes esenciales del programa de onboarding. Lo ideal es crear un calendario a 30 días, 90 días, seis meses y fin de año para hacer seguimiento y determinar el nivel de progreso. El personal de RR. HH. puede implicar a los nuevos empleados en conversaciones sobre los objetivos de la empresa, la evaluación del rendimiento, los sistemas de recompensas y las oportunidades de crecimiento.
Con un enfoque informal, la mejor manera de entablar estas conversaciones es a través de cafés distendidos entre compañeros y pausas para el café. Los encuentros regulares con un café entre compañeros también pueden ser una gran oportunidad para conocer el nivel de satisfacción de los empleados.
Fomentar el onboarding social
Las investigaciones revelan que nada menos que el 40 % de los adultos afirma sentirse solo. Crear mejores relaciones en el trabajo mediante un uso eficaz de los cafés entre compañeros y las pausas para el café puede hacer que los empleados se sientan más comprometidos y menos aislados en un nuevo entorno de trabajo.
El personal de RR. HH. y los mánagers deben desarrollar un plan que dé a los nuevos empleados la oportunidad de conectar a nivel personal con compañeros o supervisores que puedan ayudarles a alcanzar un buen rendimiento. Aquí es donde encajan a la perfección los cafés entre compañeros, los encuentros con un café entre colegas y las pausas para el café.
El mejor programa de onboarding para las personas
En un escenario ideal, todas las organizaciones aspiran a cumplir los objetivos de la empresa, poner en valor sus estrategias de diversidad e inclusión, alcanzar sus objetivos de adquisición de talento, reducir las tasas de rotación y aumentar los indicadores de compromiso de los empleados. Por tanto, es imprescindible retener el talento garantizando que el primer año del nuevo empleado en la empresa sea positivo, con sentido y productivo.
