Leitfaden: So führen Sie ein erstklassiges Onboarding-Programm ein

Der Begriff „Onboarding“ bezeichnet die Prozesse, mit denen neue Mitarbeitende in die Organisation eingegliedert werden. Das Programm umfasst Aktivitäten, mit denen neue Mitarbeitende eine erste Einführungsphase durchlaufen und die Struktur, die Kultur, die Vision, die Mission und die Werte der Organisation kennenlernen. 

HR-Fachleute weltweit sind sich einig: Strategien zur Talentgewinnung zu entwickeln und anzuwenden ist entscheidend, damit Organisationen den Fokus auf die besten Neueinstellungen behalten. Folglich sind wirksame Onboarding-Prozesse unerlässlich, damit neue Mitarbeitende die Normen des Unternehmens verstehen und schätzen.

Einfache Gründe, sich auf die Entwicklung erstklassiger Onboarding-Programme zu konzentrieren

Für HR-Verantwortliche ist es ein fortlaufender Kreislauf: Talentgewinnung, Onboarding-Programme, Mitarbeiterengagement, Performance Management, berufliche Entwicklung und Strategien zur Mitarbeiterbindung. Jedes Glied dieses Kreislaufs hat seinen eigenen Wert und trägt erheblich dazu bei, den gesamten Kreislauf zu stärken. 

Eine aktuelle Studie von Gallup ergab, dass nur 12 % der Beschäftigten fanden, ihr Unternehmen mache beim Onboarding-Programm einen guten Job. Die bedauerliche Folge: eine hohe Fluktuation im ersten Beschäftigungsjahr, geringes Mitarbeiterengagement und eine niedrige Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden, die im Unternehmen bleiben. 

Studien legen außerdem nahe, dass sich nur 29 % der neuen Mitarbeitenden ausreichend ermutigt fühlen, in ihrer neuen Rolle herausragende Leistungen zu erbringen. Ein wirksames Onboarding-Programm soll Mitarbeitende befähigen, einbinden und als produktive Mitglieder der Organisation halten. 

Ein stimmiges Onboarding-Programm bringt folgende Vorteile:

• Talente gewinnen 
• Mitarbeitende einbinden
• Vertrauen & Verlässlichkeit fördern
• Mitarbeitende vernetzen
• Kommunikationswege öffnen
• Gesundheit & Arbeitssicherheit verbessern
• Fluktuation senken
• Unternehmenswachstum ankurbeln
• Rentabilität des Unternehmens steigern. 

So führen Sie das beste Onboarding-Programm für die Menschen in Ihrer Organisation ein

Ein Onboarding-Programm für neue Mitarbeitende ist umfassend und kann in manchen Organisationen bis zu 12 Monate dauern. Wichtig: Onboarding und Einführung sind zwei getrennte Prozesse und sollten nicht verwechselt werden. Die Einführung umfasst meist das Erledigen der nötigen Formalitäten, während das Onboarding ein umfassenderes Programm ist, an dem Führungskräfte und andere Mitarbeitende beteiligt sind.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte, um das perfekte Onboarding-Programm einzuführen:

Recruiting neuer Mitarbeitender

Recruiting ist der Prozess, in dem die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat für eine offene Stelle gefunden und ausgewählt wird. Aufgabe von HR ist es, mehrere Kanäle zu schaffen, über die Bewerbungen eingehen, um den Personalbedarf zu decken. HR sorgt außerdem dafür, dass der Recruiting-Prozess die Werte und die Kultur des Unternehmens wahrt. Dazu gehört, im Einklang mit den Strategien des Unternehmens für Diversität & Inklusion (D&I) einzustellen. 

Versand und Annahme des Jobangebots

Das Onboarding-Programm für neue Mitarbeitende beginnt, sobald das Jobangebot verschickt und angenommen wurde. In diesem Schritt muss HR ein umfassendes Angebot mit allen Details zum Vergütungspaket verschicken, die Rolle und die Stellenbeschreibung erläutern, die Leistungserwartungen besprechen, ein Eintrittsdatum vereinbaren und alle weiteren nötigen Informationen zur Stelle klären. 

Einen Preboarding-Prozess entwickeln

Preboarding ist der Zeitraum zwischen der Annahme eines Jobangebots und dem ersten Arbeitstag. In dieser Phase kann das Unternehmen neue Mitarbeitende sehr gut mit seinen Werten und seiner Kultur vertraut machen. Dieser Schritt eignet sich auch, um neue Mitarbeitende informell und herzlich willkommen zu heißen und mit anderen Mitarbeitenden in Kontakt zu bringen. Während alle Pflichtformulare, Unterlagen sowie IT- und Sicherheitsfreigaben bearbeitet werden, können neue Mitarbeitende die Gelegenheit nutzen, die relevanten Abteilungen und künftigen Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen. 

Einen Ablaufplan für den ersten Tag erstellen

Der erste Tag: neue Stelle, neue Rolle, neue Erwartungen und neue Kolleginnen und Kollegen. Für neue Mitarbeitende kann das alles zunächst etwas einschüchternd wirken. HR-Fachleute haben die Aufgabe, diese Erfahrung so herzlich und einladend wie möglich zu gestalten. Bereiten Sie im Voraus einen Ablaufplan vor: Formalitäten, Vorstellung bei HR und in der Abteilung, eine Willkommens-E-Mail und Anlässe für freundliche Kaffeegespräche, Kaffee-Treffen und regelmäßige Kaffeepausen mit den Kolleginnen und Kollegen. 

Mentoring- und Schulungspläne vorbereiten

Zu einem erfolgreichen Onboarding-Programm gehört die Vorbereitung von Mentoring- und Schulungsplänen für neue Mitarbeitende. Mentoring-Systeme oder Schulungspläne können formell oder informell sein. Bewährt hat sich, wöchentliche oder zweimal im Monat stattfindende Schulungen oder Coachings einzuplanen, damit neue Mitarbeitende die Anforderungen ihrer Stelle verstehen und Gelegenheiten erhalten, erfolgreich beizutragen. 

Mentoring unterstützt den Wissenstransfer, das Lernen in der Organisation und die Kommunikation zwischen Abteilungen. Studien legen nahe, dass informelles Mentoring einer Organisation langfristig Vorteile bringt. Auch Kaffee-Treffen und Kaffeepausen lassen sich als wichtige Werkzeuge nutzen, um relevante Informationen weiterzugeben und Berufserfahrungen in lockerer, freundlicher Atmosphäre zu teilen. 

Je nachdem, wie der Mentoring- oder Schulungsplan aufgebaut ist, können Mentorinnen und Mentoren neuen Mitarbeitenden auch für einen längeren Zeitraum zugeteilt werden. In den meisten Fällen entwickelt sich die Beziehung zwischen Mentor und neuer Person positiv. Das Konzept von Kaffeepausen und Kaffee-Treffen hat die Art, wie Mitarbeitende miteinander in Verbindung bleiben, positiv verändert. 

Regelmäßige Bilanzgespräche und Nachbetreuung sicherstellen

Onboarding ist kein einmaliger Vorgang. Regelmäßige Bilanzgespräche und Nachbetreuung sind wesentliche Bestandteile des Onboarding-Programms. Legen Sie idealerweise einen Kalender mit Check-ins nach 30 Tagen, nach 90 Tagen, nach einem halben Jahr und zum Jahresende fest, um den Fortschritt zu bewerten. HR kann mit neuen Mitarbeitenden über Unternehmensziele, Leistungsbeurteilung, Vergütungs- und Anerkennungssysteme sowie Entwicklungsmöglichkeiten sprechen. 

Informell gelingen solche Gespräche am besten bei freundlichen Kaffee-Treffen und Kaffeepausen. Regelmäßige Kaffee-Treffen unter Kolleginnen und Kollegen sind außerdem eine gute Gelegenheit, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden einzuschätzen. 

Soziales Onboarding fördern

Studien zeigen, dass sich stolze 40 Prozent der Erwachsenen einsam fühlen. Wer bei der Arbeit mit Kaffee-Treffen und Kaffeepausen bessere Beziehungen aufbaut, sorgt dafür, dass sich Mitarbeitende in einem neuen Arbeitsumfeld engagierter und weniger isoliert fühlen. 

HR und direkte Führungskräfte sollten einen Plan entwickeln, der neuen Mitarbeitenden die Gelegenheit gibt, auf persönlicher Ebene Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten aufzubauen, die ihnen zu beruflichem Erfolg verhelfen können. Genau hier passen Kaffee-Treffen, Kaffeerunden unter Kolleginnen und Kollegen und Kaffeepausen perfekt hinein. 

Das beste Onboarding-Programm für Ihre Mitarbeitenden

Im Idealfall streben alle Organisationen danach, ihre Unternehmensziele zu erreichen, ihre Strategien für Diversität & Inklusion (D&I) mit Leben zu füllen, ihre Ziele bei der Talentgewinnung zu erreichen, die Fluktuation zu senken und das Mitarbeiterengagement zu steigern. Deshalb ist es unerlässlich, Talente zu halten, indem das erste Jahr neuer Mitarbeitender im Unternehmen positiv, sinnvoll und produktiv verläuft.