RandomCoffee vs. Excel: Mitarbeitende von Hand zusammenbringen oder Programme auf einer Plattform betreiben
Diese Seite richtet sich an HR-Teams und die interne Kommunikation, die Vernetzungsprogramme für Mitarbeitende von Hand organisieren oder dies planen. Sie behandelt Excel, Google Sheets und KI-Chatbots wie ChatGPT oder Copilot, mit denen die Paare gebildet werden, und vergleicht jeden Schritt eines Programms mit RandomCoffee. Die Angaben zu diesen Tools stammen aus der Dokumentation von Microsoft, Google und OpenAI.
Auf Basis öffentlicher Informationen, Stand:
Das Wichtigste in Kürze
Excel, Google Sheets und KI-Chatbots wie ChatGPT können ohne Zusatzkosten eine Liste von Paaren erstellen und sind ein sinnvoller Start für ein einmaliges Pilotprojekt mit einigen Dutzend Personen. Jede weitere Runde wiederholt dieselbe Handarbeit: Liste aktualisieren, Regeln anwenden, frühere Paare prüfen, Vorstellungen versenden, Erinnerungen nachhalten und den Bericht neu erstellen. RandomCoffee ist eine komplette Vernetzungsplattform, die diese Schritte für mehrere Programme gleichzeitig automatisiert, Mitarbeitende in Microsoft Teams, Slack oder per E-Mail erreicht und nach SOC 2 Type II und ISO 27001 zertifiziert ist. RandomCoffee hat einen Free-Tarif, und die Pro-Preise sind öffentlich.
Im direkten Vergleich
| Kriterium | RandomCoffee | Excel |
|---|---|---|
| Einrichtung | Sofort nutzbare Programmvorlagen in jedem Tarif; Teilnehmende treten über Einladungslinks und Anmeldeformulare bei oder werden in Pro und Enterprise aus Ihrem HR-System importiert | Nichts zu kaufen oder zu installieren, wenn Sie bereits Microsoft 365 oder Google Workspace nutzen; Sie gestalten die Tabelle selbst: Teilnehmerliste, Spalten für Kriterien, ein Tabellenblatt mit früheren Paaren, Formeln oder ein Prompt für den Chatbot |
| Matching-Regeln | Matching-Regeln auf Basis jedes Profilfelds (Abteilung, Standort, Karrierestufe, Sprache, Kompetenzen, Ziele, Formularantworten), nach Priorität geordnet, für Paare oder Gruppen von 2 bis 10 Personen; jede Runde lässt sich vor dem Versand prüfen | Zufällige Reihenfolge mit ZUFALLSZAHL (englisch RAND), die laut Microsoft bei jeder Neuberechnung der Tabelle eine neue Zahl liefert, sodass die Paare als Werte fixiert werden müssen; Regeln wie „verschiedene Abteilungen“ werden mit Filtern oder eigenen Formeln geprüft. Ein Chatbot befolgt die im Prompt formulierten Regeln, und sein Ergebnis muss geprüft werden |
| Doppelte Matches vermeiden | Jede Runde prüft die Treffen-Historie aller Ihrer Programme und bringt Personen nach Möglichkeit mit jemand Neuem zusammen; bei der Prüfung durch Admins erscheint ein Hinweis, wenn zwei Personen schon einmal gematcht wurden | Frühere Paare werden in einem Tabellenblatt festgehalten und bei jeder neuen Runde mit Nachschlageformeln oder von Hand abgeglichen; das Tabellenblatt wächst mit jeder Runde. Ein Chatbot vermeidet nur die früheren Paare, die er im Gespräch oder in angehängten Dateien erhält |
| Einladungen und Terminplanung | Matches werden automatisch versendet; über eine Buchungsseite planen die Paare ihren Termin, und Treffen werden in den Google- oder Outlook-Kalender der Teilnehmenden eingetragen | Mit dem Seriendruck in Word lässt sich pro Zeile einer Excel-Liste eine E-Mail versenden; die Terminfindung bleibt jedem Paar oder der organisierenden Person überlassen |
| Erinnerungen und Nachverfolgung | Automatische Erinnerungen, an laufenden Runden teilzunehmen; Mitglieder können pausieren, wenn sie im Urlaub oder zu beschäftigt sind; wiederkehrende Runden starten und enden automatisch | Erinnerungen werden von Hand geschrieben und versendet; wer sich getroffen hat, wer nicht und wer abwesend ist, weiß man nur, wenn jemand nachfragt und die Tabelle aktualisiert |
| Mehrere Programme gleichzeitig | Unbegrenzte Programme in Pro und Enterprise (eines im Free-Tarif), jedes mit eigenem Zeitplan und eigenen Regeln; die Treffen-Historie gilt programmübergreifend | Eine Datei oder ein Tabellenblatt pro Programm; damit sich Personen nicht in zwei Programmen doppelt treffen, müssen Dateien gegeneinander abgeglichen werden |
| Zusammenarbeit im Team | Admin-Plätze: 1 im Free-Tarif, 3 in Pro, nach Bedarf in Enterprise, mit Team-Berechtigungen in Enterprise; Programme werden in der Web-App oder in Microsoft Teams eingerichtet | Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung in Excel (Dateien in OneDrive oder SharePoint) und der Freigabe in Google Sheets können mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, mit Versionsverlauf; laut Microsoft gilt die zuletzt gespeicherte Änderung, wenn zwei Personen dieselbe Stelle ändern. Alle Admins müssen die Formeln oder Prompts verstehen |
| Teilnehmende erreichen | Offizielle Microsoft-Teams-App (Microsoft Marketplace WA200004991): Mitarbeitende erhalten Matches und Erinnerungen, sagen zu, buchen einen Termin, pausieren und beantworten Umfragen direkt in Teams. Offizielle Slack-App; jedes Programm funktioniert auch per E-Mail, mit eigenen Absenderdomains in den kostenpflichtigen Tarifen | Die Tabelle erreicht von sich aus niemanden: Vorstellungen gehen per E-Mail oder Seriendruck hinaus oder werden von Hand in Teams oder Slack gepostet |
| Eintritte und Austritte | Die Synchronisation mit HR-Systemen in Pro und Enterprise (Workday, SAP SuccessFactors, UKG Pro, BambooHR, HiBob, Rippling und weitere) hält Eintritte und Austritte aktuell; SCIM in Pro und Enterprise | Die Liste ist eine Kopie: Neue Mitarbeitende werden von Hand ergänzt und ausgeschiedene entfernt, oder vor jeder Runde aus einem neuen Export des HR-Systems übernommen |
| Feedback und Reporting | Integriertes Dashboard mit Teilnahmequoten und Trends, Zahl der Verbindungen, Nachverfolgung Runde für Runde und Programmvergleichen; Exporte nach Programm, Runde oder Person (Dashboard und Exporte in jedem Tarif); Formulare mit Ergebnissen in Echtzeit | Feedback erfordert ein separates Formular (Google Forms kann Antworten in einer verknüpften Tabelle speichern); Diagramme und PivotTables werden aus den gesammelten Daten erstellt, und Copilot in Excel kann dabei helfen |
| Datensicherheit | Zertifiziert nach SOC 2 Type II und ISO 27001, DSGVO- und CCPA-konform; AES-256-Verschlüsselung ruhender Daten, TLS 1.2 bei der Übertragung; SAML SSO im Enterprise-Tarif; Hosting auf AWS in den USA oder der EU | Hängt davon ab, wo die Datei gespeichert ist und mit wem sie geteilt wird. Laut OpenAI werden Daten aus den Business-Tarifen von ChatGPT standardmäßig nicht für das Training genutzt; in privaten Tarifen entscheidet eine Einstellung. Laut Microsoft werden Prompts und Antworten in Microsoft Copilot für Geschäftskunden von Microsoft 365 nicht zum Training von Basismodellen verwendet |
| Kosten | Free-Tarif: ein Programm, bis zu 20 Nutzende pro Runde, ein Admin-Platz. Pro von 18 € bis 790 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, je nach Zahl der aktiven Nutzenden (21 € bis 948 € bei monatlicher Abrechnung); Enterprise individuell. Preisstand: 20. Oktober 2026. | Keine zusätzliche Lizenz, wenn Ihre Organisation bereits Microsoft 365 oder Google Workspace hat; Copilot in Excel ist möglicherweise nicht in jedem Microsoft-365-Abonnement enthalten. Der größte Kostenfaktor ist die Zeit der organisierenden Person, in jeder Runde |
Wo RandomCoffee die bessere Wahl ist
- RandomCoffee ist die bessere Wahl für wiederkehrende Programme: Wiederkehrende Runden starten und enden automatisch, und jede Runde prüft die Treffen-Historie aller Ihrer Programme, damit Personen nach Möglichkeit jemand Neues treffen.
- RandomCoffee ist die bessere Wahl für mehrere Programme gleichzeitig, etwa Kaffee-Treffen, Onboarding-Buddys, Mentoring und Vernetzung in Mitarbeiternetzwerken, betreut von mehreren Admins auf einer Plattform.
- RandomCoffee ist die bessere Wahl, um alle Teilnehmenden dort zu erreichen, wo sie arbeiten: Matches, Erinnerungen, Terminbuchung und Umfragen kommen in Microsoft Teams, Slack oder per E-Mail an.
- RandomCoffee ist die bessere Wahl, wenn Sie Ergebnisse berichten müssen, mit einem integrierten Dashboard zu Teilnahme und Verbindungen und Exporten nach Programm, Runde oder Person.
- RandomCoffee ist die bessere Wahl, wenn die IT prüft, wohin Mitarbeiterdaten fließen: SOC 2 Type II, ISO 27001, SAML SSO im Enterprise-Tarif, SCIM und Synchronisation mit HR-Systemen in Pro und Enterprise sowie Hosting in den USA oder der EU.
Wo Excel die bessere Wahl ist
- Eine Tabelle ist die bessere Wahl für ein einmaliges Pilotprojekt mit einigen Dutzend Personen: Es ist nichts einzurichten, und die organisierende Person sieht und prüft jedes Paar.
- Eine Tabelle ist die bessere Wahl, wenn Ihr Team kein neues Tool möchte: Nutzt Ihre Organisation bereits Microsoft 365 oder Google Workspace, ist nichts zu kaufen, zu installieren oder der IT zur Prüfung vorzulegen.
- Eine Tabelle ist die bessere Wahl, wenn das Budget bei null liegt und die Gruppe größer ist, als der Free-Tarif von RandomCoffee erlaubt (ein Programm, bis zu 20 Nutzende pro Runde).
- Ein KI-Chatbot wie ChatGPT oder Copilot ist ein schneller Weg, aus einer bereitgestellten Liste einen ersten Entwurf von Paaren und Vorstellungsnachrichten zu erstellen, um die Idee zu testen, bevor Sie ein Tool wählen.
Welches Tool für wen
Nutzen Sie RandomCoffee, wenn
- Nutzen Sie RandomCoffee, wenn Ihr Programm jeden Monat oder jedes Quartal läuft und sich die Liste der Teilnehmenden zwischen den Runden ändert.
- Nutzen Sie RandomCoffee, wenn Matches Regeln folgen müssen, etwa verschiedene Abteilungen oder Kompetenzen der Mentoren, die zu den Zielen der Mentees passen, und doppelte Paare vermieden werden sollen.
- Nutzen Sie RandomCoffee, wenn mehrere Personen in HR oder interner Kommunikation Programme gemeinsam betreuen und eine gemeinsame Übersicht brauchen.
- Nutzen Sie RandomCoffee, wenn die Geschäftsführung Teilnahmezahlen verlangt oder Ihr Sicherheitsteam Mitarbeiterdaten lieber in einer zertifizierten Plattform sieht als in geteilten Dateien oder Chat-Prompts.
Nutzen Sie Excel, wenn
- Nutzen Sie Excel, wenn Sie ein einmaliges Pilotprojekt mit einigen Dutzend Personen durchführen und jedes Paar selbst prüfen können.
- Nutzen Sie Excel, wenn Ihr Team kein neues Tool möchte und eine organisierende Person für jede Runde Zeit hat.
- Nutzen Sie Excel, wenn Ihr Budget bei null liegt und Ihre Gruppe größer ist, als der Free-Tarif von RandomCoffee erlaubt.
- Nutzen Sie Google Sheets oder einen KI-Chatbot, wenn Sie schnell eine erste Liste von Paaren möchten, um die Idee zu testen, bevor Sie ein Tool wählen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Kaffee-Treffen mit Excel oder Google Sheets organisieren?
Ja. Tragen Sie die Teilnehmenden in eine Tabelle ein, mischen Sie sie (zum Beispiel mit ZUFALLSZAHL, englisch RAND, und fügen Sie das Ergebnis dann als Werte ein, damit es sich nicht mehr ändert), bilden Sie Paare aus benachbarten Zeilen, prüfen Sie jedes Paar anhand Ihrer Regeln und der früheren Paare und versenden Sie die Vorstellungen per E-Mail, etwa mit dem Seriendruck in Word. Das funktioniert gut für eine kleine oder einmalige Gruppe. Jede neue Runde wiederholt diese Schritte, und Erinnerungen, Terminplanung, Feedback und Reporting bleiben Handarbeit.
Wie vermeide ich doppelte Matches in einer Excel-Tabelle?
Führen Sie ein Tabellenblatt mit jedem früheren Paar, idealerweise mit einem Schlüssel pro Paar (beide Namen in alphabetischer Reihenfolge). Schlagen Sie nach jedem Mischen jedes neue Paar in diesem Tabellenblatt nach und mischen Sie die Konflikte neu. Das Tabellenblatt wächst mit jeder Runde und jedem Programm, und die Prüfung muss jedes Mal wiederholt werden. RandomCoffee prüft zuerst die Treffen-Historie aller Ihrer Programme und bringt Personen nach Möglichkeit mit jemand Neuem zusammen; in kleinen Gruppen, in denen sich alle schon getroffen haben, kommen die am längsten zurückliegenden Partner wieder infrage.
Gibt es eine kostenlose Alternative zur Excel-Tabelle für Kaffee-Treffen?
Ja. RandomCoffee hat einen Free-Tarif mit einem Programm, bis zu 20 Nutzenden pro Runde und einem Admin-Platz, einschließlich Matching-Regeln, Integrationen für Microsoft Teams und Slack, Kalenderintegrationen für Google und Outlook sowie Dashboard und Datenexporten. Größere Gruppen und mehrere Programme brauchen Pro, ab 18 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung (Preisstand: 20. Oktober 2026, siehe https://www.random-coffee.com/de/preise/).
Können ChatGPT oder Copilot Mitarbeitende für Kaffee-Treffen zusammenbringen?
Ja, als Hilfsmittel. Ein KI-Chatbot kann aus einer bereitgestellten Liste Paare bilden und Regeln befolgen, die Sie im Prompt formulieren, etwa verschiedene Abteilungen. Er kennt nur die früheren Paare, die Sie ihm geben, und laut OpenAI kann ChatGPT fehlerhafte Ergebnisse liefern, daher muss jede Liste geprüft werden. Vorstellungen versenden, Termine planen, erinnern und Feedback einholen bleiben separate Schritte. RandomCoffee wendet in jeder Runde priorisierte Matching-Regeln und die Treffen-Historie aller Ihrer Programme an und versendet die Matches dann in Microsoft Teams, Slack oder per E-Mail.
Lohnt sich RandomCoffee im Vergleich zu einer Excel-Tabelle?
Das hängt davon ab, wie oft Sie Runden durchführen. Ein Rechenbeispiel mit einfachen Annahmen: 200 Personen, jeden Monat neu gematcht. Jede Runde bedeutet, die Liste um Eintritte, Austritte und Abwesenheiten zu aktualisieren, 100 Paare zu bilden, sie anhand Ihrer Regeln und aller früheren Paare zu prüfen, 100 Vorstellungen zu versenden, Fragen zu Terminverschiebungen zu beantworten, Erinnerungen zu schicken, Feedback einzuholen und den Bericht zu aktualisieren. Über ein Jahr sind das 12 Runden, und die Liste der zu prüfenden früheren Paare erreicht 1.200. Kostet diese Zeit mehr als ein RandomCoffee-Tarif, lohnt sich die Plattform; für eine einzelne kleine Runde reicht eine Tabelle.
Ist es sicher, Mitarbeiterdaten in eine Tabelle oder einen KI-Chatbot einzugeben?
Das hängt von Ihrer Umgebung ab. Eine Tabelle ist so gut geschützt wie der Ort, an dem sie gespeichert ist, und der Kreis, mit dem sie geteilt wird. OpenAI gibt an, seine Modelle standardmäßig nicht mit Daten aus ChatGPT Enterprise, Business oder Edu zu trainieren, während private ChatGPT-Tarife eine Einstellung haben, die entscheidet, ob Unterhaltungen zum Training genutzt werden. Laut Microsoft werden Prompts und Antworten in Microsoft Copilot für Geschäftskunden von Microsoft 365 nicht zum Training von Basismodellen verwendet. Prüfen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation, bevor Sie Mitarbeiterlisten einfügen. RandomCoffee ist nach SOC 2 Type II und ISO 27001 zertifiziert, DSGVO- und CCPA-konform und hostet Daten auf AWS in den USA oder der EU.
Quellen (21)
- Microsoft-Support: gemeinsame Bearbeitung von Excel-Arbeitsmappen (Co-Authoring) (geprüft am )
- Microsoft-Support: Funktion RAND (ZUFALLSZAHL) in Excel (geprüft am )
- Microsoft-Support: Seriendruck für Massen-E-Mails (geprüft am )
- Microsoft-Support: erste Schritte mit Copilot in Excel (geprüft am )
- Microsoft Learn: Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot (geprüft am )
- Hilfe für Google Docs-Editoren: Dateien aus Google Drive freigeben (geprüft am )
- Hilfe für Google Docs-Editoren: Änderungen in einer Datei finden (Versionsverlauf) (geprüft am )
- Hilfe für Google Docs-Editoren: Speicherort für Formularantworten wählen (geprüft am )
- OpenAI-Hilfe-Center: Datenkontrollen in ChatGPT (geprüft am )
- OpenAI-Hilfe-Center: Sagt ChatGPT die Wahrheit? (geprüft am )
- OpenAI: Datenschutz, Sicherheit und Compliance für Geschäftsdaten (geprüft am )
- Matching-Algorithmus und Treffen-Historie von RandomCoffee (geprüft am )
- Teilnahme und Erinnerungen bei RandomCoffee (geprüft am )
- Flexible Planung bei RandomCoffee (wiederkehrende Runden) (geprüft am )
- Buchungsseite von RandomCoffee (geprüft am )
- Synchronisation mit HR-Systemen bei RandomCoffee (geprüft am )
- Zentrales Dashboard von RandomCoffee (geprüft am )
- Ergebnis-Exporte von RandomCoffee (geprüft am )
- Formulare von RandomCoffee (geprüft am )
- Preise von RandomCoffee (geprüft am )
- Offizielle Informationen zu RandomCoffee (Sicherheit, Integrationen, Teams) (geprüft am )
Microsoft Excel und Microsoft Copilot sind Marken von Microsoft, Google Sheets ist eine Marke von Google, und ChatGPT ist eine Marke von OpenAI. RandomCoffee ist weder mit ihnen verbunden noch von ihnen empfohlen.
