RandomCoffee vs Excel : des binômes formés à la main ou des programmes pilotés sur une plateforme

Cette page s'adresse aux équipes RH et communication interne qui mènent leurs programmes de connexion entre collaborateurs à la main, ou qui l'envisagent. Elle couvre Excel, Google Sheets et les assistants IA comme ChatGPT ou Copilot utilisés pour former les binômes, et compare chaque étape d'un programme avec RandomCoffee. Les informations sur ces outils viennent de la documentation de Microsoft, de Google et d'OpenAI.

Selon les informations publiques au 22 octobre 2026

En bref

Excel, Google Sheets et les assistants IA comme ChatGPT peuvent produire une liste de binômes sans coût supplémentaire, et c'est un point de départ raisonnable pour un pilote ponctuel avec quelques dizaines de personnes. Chaque session suivante répète le même travail manuel : mettre à jour la liste, appliquer les règles, vérifier les binômes passés, envoyer les mises en relation, relancer et refaire le rapport. RandomCoffee est une plateforme de connexion complète qui automatise ces étapes pour plusieurs programmes à la fois, touche les collaborateurs dans Microsoft Teams, Slack ou par e-mail, et est certifiée SOC 2 Type II et ISO 27001. RandomCoffee a un plan Free, et ses prix Pro sont publics.

Côte à côte

RandomCoffee et Excel comparés, critère par critère
Critère	RandomCoffee	Excel
Mise en place	Modèles de programmes prêts à l'emploi sur tous les plans ; les participants s'inscrivent par lien d'invitation et formulaire d'inscription, ou sont importés depuis votre SIRH sur Pro et Enterprise	Rien à acheter ni à installer si vous utilisez déjà Microsoft 365 ou Google Workspace ; vous concevez le fichier vous-même : liste des participants, colonnes de critères, onglet des binômes passés, formules ou prompt pour l'assistant IA
Règles de mise en relation	Règles de mise en relation sur n'importe quel champ du profil (service, bureau, ancienneté, langue, compétences, objectifs, réponses à un formulaire), classées par priorité, pour des binômes ou des groupes de 2 à 10 ; chaque session peut être relue avant l'envoi	Ordre aléatoire avec la fonction ALEA (RAND dans la version anglaise d'Excel), qui, selon Microsoft, renvoie un nouveau nombre à chaque recalcul de la feuille : les binômes doivent donc être figés en valeurs ; les règles comme « services différents » se vérifient avec des filtres ou des formules sur mesure. Un assistant IA suit les règles écrites dans le prompt, et son résultat doit être vérifié
Éviter les binômes déjà formés	Chaque session vérifie l'historique des rencontres de tous vos programmes et met chacun en relation avec une nouvelle personne dès que possible ; la relecture par l'admin signale quand deux personnes ont déjà été mises en relation	Les binômes passés sont gardés dans un onglet et comparés à chaque nouvelle session avec des formules de recherche ou à l'œil ; l'onglet grossit à chaque session. Un assistant IA n'évite que les binômes passés qu'on lui fournit dans la conversation ou en pièce jointe
Invitations et planification	Les mises en relation sont envoyées automatiquement ; une page de réservation permet à chaque binôme de choisir un créneau, et les rendez-vous s'ajoutent à l'agenda Google ou Outlook des participants	Le publipostage de Word peut envoyer un e-mail par ligne d'une liste Excel ; trouver un créneau reste à la charge de chaque binôme ou de l'organisateur
Relances et suivi	Relances automatiques pour rejoindre les sessions en cours ; les membres peuvent se mettre en pause pendant leurs congés ou une période chargée ; les sessions récurrentes démarrent et s'arrêtent automatiquement	Les relances sont rédigées et envoyées à la main ; qui s'est rencontré, qui ne l'a pas fait et qui est absent, on ne le sait que si quelqu'un pose la question et met le fichier à jour
Plusieurs programmes en parallèle	Programmes illimités sur Pro et Enterprise (un seul sur Free), chacun avec son calendrier et ses règles ; l'historique des rencontres est partagé entre les programmes	Un fichier ou un onglet par programme ; pour éviter que deux personnes se rencontrent deux fois dans deux programmes, il faut croiser les fichiers
Travail en équipe	Sièges admin : 1 sur Free, 3 sur Pro, à la demande sur Enterprise, avec des permissions d'équipe sur Enterprise ; les programmes se configurent dans l'app web ou dans Microsoft Teams	La co-édition d'Excel (fichiers dans OneDrive ou SharePoint) et le partage de Google Sheets permettent à plusieurs personnes de modifier le fichier, avec un historique des versions ; Microsoft précise que si deux personnes modifient le même élément, le dernier enregistrement l'emporte. Chaque admin doit comprendre les formules ou les prompts
Toucher les participants	Application Microsoft Teams officielle (Microsoft Marketplace WA200004991) : les collaborateurs reçoivent leurs mises en relation et leurs rappels, acceptent, réservent un créneau, se mettent en pause et répondent aux enquêtes dans Teams. Application Slack officielle ; chaque programme fonctionne aussi par e-mail, avec des domaines d'envoi personnalisés sur les plans payants	Le fichier ne touche personne tout seul : les mises en relation partent par e-mail ou par publipostage, ou sont publiées à la main dans Teams ou Slack
Arrivées et départs	La synchronisation SIRH sur Pro et Enterprise (Workday, SAP SuccessFactors, UKG Pro, BambooHR, HiBob, Rippling et d'autres) tient à jour les arrivées et les départs ; SCIM sur Pro et Enterprise	La liste est une copie : les nouveaux arrivants s'ajoutent et les départs se retirent à la main, ou à partir d'un nouvel export du SIRH avant chaque session
Retours et reporting	Tableau de bord intégré avec taux de participation et tendances, nombre de connexions, suivi session par session et comparaison des programmes ; exports par programme, par session ou par personne (tableau de bord et exports sur tous les plans) ; formulaires avec résultats en temps réel	Les retours demandent un formulaire à part (Google Forms peut enregistrer les réponses dans une feuille liée) ; graphiques et tableaux croisés dynamiques se construisent à partir des données collectées, et Copilot dans Excel peut aider à les créer
Sécurité des données	Certifié SOC 2 Type II et ISO 27001, conforme RGPD et CCPA ; chiffrement AES-256 au repos, TLS 1.2 en transit ; SSO SAML sur Enterprise ; hébergement sur AWS aux États-Unis ou dans l'UE	Dépend de l'endroit où le fichier est stocké et des personnes avec qui il est partagé. OpenAI indique ne pas entraîner par défaut ses modèles sur les données des offres ChatGPT pour les entreprises ; sur les offres personnelles, un réglage en décide. Microsoft indique que les prompts et les réponses de Microsoft Copilot pour les clients professionnels de Microsoft 365 ne servent pas à entraîner les modèles de fondation
Coût	Plan Free : un programme, jusqu'à 20 utilisateurs par session, un siège admin. Pro de 18 € à 790 € par mois en facturation annuelle selon le nombre d'utilisateurs actifs (de 21 € à 948 € en facturation mensuelle) ; Enterprise sur devis. Prix au 20 octobre 2026.	Aucune licence supplémentaire si votre organisation a déjà Microsoft 365 ou Google Workspace ; Copilot dans Excel n'est pas forcément inclus dans tous les abonnements Microsoft 365. Le coût principal est le temps de l'organisateur, à chaque session

Quand RandomCoffee est le meilleur choix

RandomCoffee est le meilleur choix pour des programmes qui se répètent : les sessions récurrentes démarrent et s'arrêtent automatiquement, et chaque session vérifie l'historique des rencontres de tous vos programmes pour que chacun rencontre une nouvelle personne dès que possible.
RandomCoffee est le meilleur choix pour plusieurs programmes à la fois, comme des cafés entre collègues, des buddies d'onboarding, du mentorat et des mises en relation au sein des communautés, gérés par plusieurs admins depuis une seule plateforme.
RandomCoffee est le meilleur choix pour toucher chaque participant là où il travaille : mises en relation, rappels, réservation et enquêtes arrivent dans Microsoft Teams, Slack ou par e-mail.
RandomCoffee est le meilleur choix quand vous devez rendre compte des résultats, avec un tableau de bord intégré pour la participation et les connexions, et des exports par programme, par session ou par personne.
RandomCoffee est le meilleur choix quand la DSI examine où vont les données des collaborateurs : SOC 2 Type II, ISO 27001, SSO SAML sur Enterprise, SCIM et synchronisation SIRH sur Pro et Enterprise, et hébergement aux États-Unis ou dans l'UE.

Quand Excel est le meilleur choix

Un tableur est le meilleur choix pour un pilote ponctuel avec quelques dizaines de personnes : rien à configurer, et l'organisateur voit et vérifie chaque binôme.
Un tableur est le meilleur choix quand votre équipe ne veut aucun nouvel outil : si votre organisation utilise déjà Microsoft 365 ou Google Workspace, il n'y a rien à acheter, à installer ni à soumettre à la revue de la DSI.
Un tableur est le meilleur choix quand le budget est nul et que le groupe dépasse ce que permet le plan Free de RandomCoffee (un programme, jusqu'à 20 utilisateurs par session).
Un assistant IA comme ChatGPT ou Copilot permet de préparer rapidement une première liste de binômes et des messages de mise en relation à partir d'une liste que vous fournissez, pour tester l'idée avant de choisir un outil.

Quel outil pour qui

Choisissez RandomCoffee si

Choisissez RandomCoffee si votre programme a lieu chaque mois ou chaque trimestre et que la liste des participants change d'une session à l'autre.
Choisissez RandomCoffee si les mises en relation doivent suivre des règles, comme des services différents ou des compétences de mentor adaptées aux objectifs du mentoré, et éviter de reformer les mêmes binômes.
Choisissez RandomCoffee si plusieurs personnes des RH ou de la communication interne mènent des programmes ensemble et ont besoin d'une vue partagée.
Choisissez RandomCoffee si la direction demande des chiffres de participation, ou si votre équipe sécurité préfère que les données des collaborateurs restent dans une plateforme certifiée plutôt que dans des fichiers partagés ou des prompts d'assistant IA.

Choisissez Excel si

Choisissez Excel si vous menez un pilote ponctuel avec quelques dizaines de personnes et pouvez vérifier chaque binôme vous-même.
Choisissez Excel si votre équipe ne veut aucun nouvel outil et qu'un organisateur a du temps à chaque session.
Choisissez Excel si votre budget est nul et que votre groupe dépasse ce que permet le plan Free de RandomCoffee.
Choisissez Google Sheets ou un assistant IA si vous voulez une première liste de binômes rapide pour tester l'idée avant de choisir un outil.

Questions fréquentes

Peut-on organiser des cafés entre collègues avec Excel ou Google Sheets ?

Oui. Listez les participants dans une feuille, mélangez-les (par exemple avec ALEA, puis collez le résultat en valeurs pour qu'il ne change plus), associez les personnes voisines deux à deux, vérifiez chaque binôme au regard de vos règles et des binômes passés, puis envoyez les mises en relation par e-mail, par exemple avec le publipostage de Word. Cela fonctionne bien pour un petit groupe ou une session unique. Chaque nouvelle session répète ces étapes, et les relances, la planification, les retours et le reporting restent manuels.

Comment éviter que les mêmes binômes se reforment dans un tableur ?

Gardez un onglet avec tous les binômes passés, idéalement avec une clé par binôme (les deux noms dans l'ordre alphabétique). Après chaque tirage, recherchez chaque nouveau binôme dans cet onglet et refaites un tirage pour les conflits. L'onglet grossit à chaque session et à chaque programme, et la vérification est à refaire chaque fois. RandomCoffee vérifie d'abord l'historique des rencontres de tous vos programmes et met chacun en relation avec une nouvelle personne dès que possible ; dans les petits groupes où tout le monde s'est déjà rencontré, les personnes rencontrées il y a le plus longtemps peuvent de nouveau être proposées.

Existe-t-il une alternative gratuite au tableur pour les cafés entre collègues ?

Oui. RandomCoffee a un plan Free avec un programme, jusqu'à 20 utilisateurs par session et un siège admin, qui inclut les règles de mise en relation, les intégrations Microsoft Teams et Slack, les intégrations aux agendas Google et Outlook, ainsi que le tableau de bord et les exports de données. Les groupes plus grands et les programmes multiples demandent le plan Pro, à partir de 18 € par mois en facturation annuelle (prix au 20 octobre 2026, voir https://www.random-coffee.com/fr/tarifs/).

ChatGPT ou Copilot peuvent-ils former des binômes pour des cafés entre collègues ?

Oui, en appui. Un assistant IA peut transformer une liste que vous fournissez en binômes et suivre les règles écrites dans le prompt, comme des services différents. Il ne connaît que les binômes passés que vous lui donnez, et OpenAI indique que ChatGPT peut produire des résultats inexacts : chaque liste doit donc être vérifiée. L'envoi des mises en relation, la planification, les relances et les retours restent des étapes séparées. RandomCoffee applique à chaque session des règles de mise en relation classées par priorité et l'historique des rencontres de tous vos programmes, puis envoie les mises en relation dans Microsoft Teams, Slack ou par e-mail.

RandomCoffee est-il rentable par rapport à un tableur ?

Tout dépend de la fréquence de vos sessions. Prenons un exemple chiffré, avec des hypothèses simples : 200 personnes, mises en relation chaque mois. Chaque session demande de mettre à jour la liste (arrivées, départs, personnes absentes), de former 100 binômes, de les vérifier au regard de vos règles et de tous les binômes passés, d'envoyer 100 mises en relation, de répondre aux demandes de report, d'envoyer les relances, de collecter les retours et de mettre à jour le rapport. Sur un an, cela fait 12 sessions, et la liste des binômes passés à vérifier atteint 1 200. Si ce temps coûte plus cher qu'un plan RandomCoffee, la plateforme est rentable ; pour une seule petite session, un tableur suffit.

Peut-on mettre des données de collaborateurs dans un tableur ou un assistant IA en toute sécurité ?

Tout dépend de votre configuration. Un tableur est aussi protégé que l'endroit où il est stocké et que les personnes avec qui il est partagé. OpenAI indique ne pas entraîner ses modèles sur les données de ChatGPT Enterprise, Business ou Edu par défaut, tandis que les offres ChatGPT personnelles ont un réglage qui décide si les conversations entraînent ses modèles. Microsoft indique que les prompts et les réponses de Microsoft Copilot pour les clients professionnels de Microsoft 365 ne servent pas à entraîner les modèles de fondation. Vérifiez la politique de votre organisation avant de coller des listes de collaborateurs. RandomCoffee est certifié SOC 2 Type II et ISO 27001, conforme RGPD et CCPA, et héberge les données sur AWS aux États-Unis ou dans l'UE.

Sources (21)

Support Microsoft : collaborer sur des classeurs Excel avec la co-édition (vérifié le 22 octobre 2026)
Support Microsoft : fonction RAND (ALEA) dans Excel (vérifié le 22 octobre 2026)
Support Microsoft : utiliser le publipostage pour des e-mails en nombre (vérifié le 22 octobre 2026)
Support Microsoft : bien démarrer avec Copilot dans Excel (vérifié le 22 octobre 2026)
Microsoft Learn : données, confidentialité et sécurité de Microsoft 365 Copilot (vérifié le 22 octobre 2026)
Aide Éditeurs Google Docs : partager des fichiers depuis Google Drive (vérifié le 22 octobre 2026)
Aide Éditeurs Google Docs : voir les modifications d'un fichier (historique des versions) (vérifié le 22 octobre 2026)
Aide Éditeurs Google Docs : choisir où enregistrer les réponses d'un formulaire (vérifié le 22 octobre 2026)
Centre d'aide OpenAI : contrôle des données dans ChatGPT (vérifié le 22 octobre 2026)
Centre d'aide OpenAI : ChatGPT dit-il la vérité ? (vérifié le 22 octobre 2026)
OpenAI : confidentialité, sécurité et conformité des données professionnelles (vérifié le 22 octobre 2026)
RandomCoffee : algorithme de matching et historique des rencontres (vérifié le 22 octobre 2026)
RandomCoffee : participation et rappels (vérifié le 22 octobre 2026)
RandomCoffee : planning flexible (sessions récurrentes) (vérifié le 22 octobre 2026)
RandomCoffee : page de réservation (vérifié le 22 octobre 2026)
RandomCoffee : synchronisation SIRH (vérifié le 22 octobre 2026)
RandomCoffee : tableau de bord centralisé (vérifié le 22 octobre 2026)
RandomCoffee : exports de résultats (vérifié le 22 octobre 2026)
RandomCoffee : formulaires (vérifié le 22 octobre 2026)
Tarifs RandomCoffee (vérifié le 22 octobre 2026)
Informations officielles RandomCoffee (sécurité, intégrations, Teams) (vérifié le 22 octobre 2026)

Microsoft Excel et Microsoft Copilot sont des marques de Microsoft, Google Sheets est une marque de Google, et ChatGPT est une marque d'OpenAI. RandomCoffee n'est ni affilié à ces sociétés, ni approuvé par elles.