Plattformen für Mitarbeitervernetzung in großen Organisationen: was Sie vergleichen sollten

Worauf es bei einer Plattform für Mitarbeitervernetzung ankommt

Planen Sie das zweite und dritte Programm gleich mit. Kaffee-Treffen sind oft das erste Programm, selten das letzte. Innerhalb eines Jahres wünschen sich viele HR-Teams zusätzlich Onboarding-Buddys für neue Mitarbeitende, eine Mentoring-Kohorte, Vernetzung in Mitarbeiternetzwerken oder teamübergreifendes Networking nach einer Reorganisation oder einer Übernahme. Eine Plattform, die all diese Programme mit denselben Mitarbeiterdaten betreibt, erspart Ihnen einen zweiten Kauf und eine zweite Sicherheitsprüfung. Trimble zum Beispiel betreibt 17 RandomCoffee-Programme parallel: einen globalen Coffee Club für alle Mitarbeitenden, Programme unter der Leitung von Mitarbeiternetzwerken, Initiativen für Mitarbeitende, die über Übernahmen dazugekommen sind, und Programme für Kaffee-Treffen vor Ort im Büro.

Prüfen Sie, wer tatsächlich teilnehmen kann. In einer großen Organisation arbeiten nicht alle im selben Tool. Manche Teams leben in Microsoft Teams, andere in Slack, und viele Mitarbeitende in der Produktion oder im Außendienst haben nur eine E-Mail-Adresse. Fragen Sie jeden Anbieter, über welche Kanäle Teilnehmende von der ersten Einladung bis zur Folgeumfrage mitmachen können und ob Menschen mit unterschiedlichen Tools am selben Programm teilnehmen können. Ein Tool, das nur in Teams oder nur in Slack funktioniert, lässt einen Teil der Belegschaft außen vor.

Vernetzen Sie gezielt, um Silos aufzubrechen. Zufällige Paare innerhalb eines Teams verändern selten, wie Abteilungen zusammenarbeiten. Achten Sie auf Matching-Regeln nach Abteilung, Standort, Geschäftsbereich, Karrierestufe oder Zielen, damit ein Programm bewusst Grenzen überschreitet. Bei Henkel France startete RandomCoffee mit den Funktionen eines Geschäftsbereichs und wurde dann auf den gesamten Standort ausgeweitet, um Mitarbeitende aus drei Geschäftsbereichen zu vernetzen.

Binden Sie die IT früh ein. Die IT wird nach SOC 2 oder ISO 27001, SSO über Microsoft Entra ID oder Okta, SCIM-Provisioning, dem Speicherort der Daten und der Aktualität der Mitarbeiterdaten fragen. Unter den oben genannten Tools veröffentlichen RandomCoffee, Ten Thousand Coffees und Together SOC 2 Type II mit SAML SSO, und RandomCoffee und Ten Thousand Coffees haben zudem ISO 27001 und bieten Hosting in den USA oder der EU. Wenn Sie Workday oder ein anderes HR-System nutzen, fragen Sie nach einer automatischen Synchronisation statt nach CSV-Importen. Was wir dazu offenlegen, steht auf unserer Sicherheitsseite und bei den Integrationen.

Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg messen. Die Teilnahme ist ein Anfang. Aussagekräftiger sind Treffen, die tatsächlich stattgefunden haben, Feedback nach jedem Treffen und die Zahl der Verbindungen über Team- oder Standortgrenzen hinweg. Ten Thousand Coffees bewertet die Wirkung von Mentoring im Vergleich mit anderen Kunden; die meisten anderen Tools, RandomCoffee eingeschlossen, zeigen Teilnahme, Zufriedenheit und Programmaktivität in einem Dashboard mit Exporten.

Rechnen Sie den Preis mit Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl durch. Einstiegspreise lassen sich nicht auf einen Blick vergleichen. RandomCoffee, CoffeePals, Donut und LEAD rechnen nach Nutzerstaffeln ab, Aphinity pro Block aktiver Nutzender, und Ten Thousand Coffees und Together erstellen individuelle Angebote. Ein Tool, das für 25 Personen am günstigsten ist, ist es nicht immer auch für 5.000. Prüfen Sie auch, was hinter dem Einstiegspreis steckt: SSO, die Synchronisation mit HR-Systemen und Umfragen gibt es oft erst in höheren Tarifen. Unsere Seite Preise zeigt alle Staffeln.

Kostenlose Optionen und ihre Grenzen

Ein Free-Tarif ist ein guter Weg, ein Format mit einem Team zu testen, bevor es breiter eingeführt wird. Ein Programm aus einer Tabelle heraus zu betreiben, ist ebenfalls kostenlos, bis sich Runden und Erinnerungen häufen: siehe RandomCoffee vs. Excel, Google Sheets und ChatGPT.

• RandomCoffee Free bietet ein Programm mit einem Admin-Zugang. Die Grenzen und die Pro-Staffeln finden Sie auf der Seite Preise.
• CoffeePals Starter ist kostenlos für bis zu 24 aktive Nutzende, mit einem Programm, nur Paaren und wöchentlichem Rhythmus.
• LEAD Free umfasst bis zu 24 Personen pro Runde mit einem einzigen Matching-Zeitplan.
• Donut hat in Slack einen Free-Tarif mit bis zu 24 Personen pro Runde und listet seine Teams-App kostenlos, nur mit Intros.
• Aphinity: Ein Free-Tarif ist auf der Preisseite nicht öffentlich angegeben; angeboten wird eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Für Ten Thousand Coffees und Together ist weder ein Free-Tarif noch eine Self-Service-Testphase öffentlich angegeben.

Wann ein spezialisiertes Tool besser passt

Eine breite Plattform ist nicht immer die richtige Antwort. Wenn Ihr Projekt ein strukturiertes Mentoring-Programm für definierte Kohorten ist, mit Pfaden, Gesprächsleitfäden und Berichten zu Mobilität und Mitarbeiterbindung, sind Ten Thousand Coffees und Together genau dafür gebaut, und beide schließen Unterstützung bei der Implementierung in ihre Verträge ein. Wenn Ihre Organisation fast ausschließlich in Slack arbeitet und Anerkennung und Onboarding-Nachrichten in derselben App möchte, ist Donut dort eine ausgereifte Wahl. Wenn Ihre Mitglieder eine Community oder ein Alumni-Netzwerk sind, das sich über Discord oder Telegram austauscht, deckt Aphinity Kanäle ab, die Enterprise-Tools nicht abdecken.

Am stärksten spricht für eine vollständige Plattform, wenn Sie mehrere Programme gleichzeitig betreiben, wenn ein Teil der Belegschaft weder Teams noch Slack nutzt oder wenn die IT zertifizierte Sicherheit und eine Synchronisation mit dem HR-System erwartet.

Weitere Tools, die wir uns angesehen haben

Mehrere Tools tauchen in Antworten zur Mitarbeitervernetzung auf, lösen aber ein anderes Problem. Halftime ist ein zweiminütiges tägliches Teamspiel, und laut Halftime ist es kein Tool für Kaffee-Treffen. Microsoft Viva Engage, Workvivo und Staffbase sind Intranets für die interne Kommunikation und soziale Netzwerke für Unternehmen; diese Seite behandelt Tools, die Mitarbeitende in Programmen zusammenbringen. HeyTaco, Bonusly und Workhuman sind Tools für Anerkennung, und HeyTaco sagt selbst, dass es keine Kaffee-Treffen vermittelt.

Schlankere Apps für Kaffee-Treffen haben wir nicht aufgenommen, weil ihre öffentlichen Seiten nicht abdecken, was eine Sicherheitsprüfung in Großunternehmen erwartet: BuddiesHR, der Anbieter von Alfy, gibt an, nicht nach SOC 2 zertifiziert zu sein, und für Dewdropz und CultureBot sind Angaben zu SOC 2 und SSO nicht öffentlich. Wir behandeln sie in unserer Liste der Donut-Alternativen. CoffeeChats.ai, das 1:1-Intros über Slack, Discord, Telegram und E-Mail betreibt, hat eine eigene Seite: RandomCoffee vs. CoffeeChats.ai. Wenn Sie über Ten Thousand Coffees und Together hinaus Mentoring-Software für Unternehmen brauchen: Auch Chronus, Qooper und MentorcliQ haben Apps für Microsoft Teams.